Хотим поделится информацией о итогах предпроектного обследования, которое мы проводили недавно для нашего клиента Единый центр неразрушающего контроля.
Это компания которая занимается продажей оборудования неразрушающего контроля и ежегодными поверками (процедура ежегодной поверки оборудования в лаборатории).
Данное направление продаж не является для клиента приоритетным, но является самым маржинальным. Нарастить эффективность данного направления является важной тактической задачей клиента, так как это позволит значительно увеличить выручку и прибыль при масшабировании бизнеса.
В ходе предпроектного обследования, мы выявили, следующую картину по поверкам
Из настроенной аналитики мы выявили, что коэфицент продления по поверкам в год ~ 64%А потерянная прибыль, при условии что продлялись бы все поверки ~ 2.8 миллиона рублей в год
Существующий БП продления поверок и выявленные проблемы:
На текущий момент у менеджера есть общий список оборудования, которое проходило поверку в прошлом году, список включает в себя все оборудование, которое необходимо поверить в ближайший месяц, без группировки по контрагентам. Менеджер прозванивает список вручную и напоминает о предстоящей поверке оборудования.Первая потеря клиентов возникает на данном этапе. Менеджер, может просто пропустить кого-то из контрагентов и не напомнить о приблежающейся поверке, так как на текущий момент в реестре ведется учет по оборудованию и в реестре отображается список из 2000 позиций, группировки по контрагенту нет. Также менеджеры могут просто не звонить клиентам, у которых небольшая сумма поверки, для них такие продажи не в приоритете, так как дают небольшие комиссионые. На текущий момент в систем нет инструментов контроля, которые 1 - напоминали бы менеджеру о контрагентах которым нужно совершить звонок-напоминание2 - контролировали бы факт напоминания
После первого уведомления клиента, менеджер ждет от клиента подтверждение о необходимости поверять оборудование список оборудования на поверку.На данном шаге также происходит потеря клиентов, так как некоторые из клиентов не направляют список оборудования или направляют список не полный, просто забывают о парке оборудования, который стоит на балансе и требует поверкиВ системе на текущий момент нет инструментов контроля:1 - о том какие контрагенты из оповещенных направили подрвеждение о поверке (сконвертировались на следующий этап воронки)2 - весь ли парк оборудования клиент направил на поверку из имеющегося (данный пункт обостряется еще тем, что в системе ведется не полный учет парка клиента, а только те позиции которые поверялись нами в прошлом году, если клиенту отгружалось оборудование уже поверенное другой организацией в реестр учета продления поверки на следующий год оно не попадает)
На данном шаге процесса, менеджер, после получения подтверждения и списка оборудования на поверку, создает заказ и счет, ожидает оплату. Потеря клиентов на данном шаге присутствует, не все клиенты оплачивают выставленный счет, не все подтверждения клиентов превращаются в заказ из-за большого объема запросов на менеджера. Обрабатываются приоритетные.В системе на текущий момент нет инструментов контроля:1 - клиентов, которые направили подтверждение, но не получили счет2 - неоплаченных заказов по поверке
На данном шаге в процесс работы подключается методолог, который запускает процесс непосредсвенной поверки и организовывает работу, процесс работы методолга мы не автоматизируем на данном этапе, так как у него нет связи с ключевыми показателями компании, влияющими на выручку, но методолог выполняет важную задачу, после завершения процесса поверки, он вручную создает запись о поверке на следующий год. В системе на текущий момент, нет автоматизированного инструмента создания напоминаний о поверке в следующем году, существует вероятность, что ряд поверок из-за присутсвия человеческого фактора не будут созданы как напоминание на следующий год.
Проблемы данного бизнес-процесса:
При прозвоне контрагентов, клиент может кого-то пропустить, так как список из 2000 позиций
Кто-то из клиентов звонок получил, но забыл направить по email подтверждение и список оборудования на поверку
Кто-то из клиентов продляет не все оборудование, просто забывает, что какое-то у него стоит на учете, направляет не полный список, а мы не можем проконтролировать, так как не весь парк оборудования учитываем в реестре
РОП не может проконтролировать эту работу, так как у каждого РОП в подчинении по 6 менеджеров, а следовательно 12 000 позиций на поверку
Следствие этих проблем - невысокий коэфициент продления контрагентов, потеря выручки порядка 3 млн в год с нарастающим эффектом, из года в год.
Цель - добиться пробления минимум 90% контрагентов, сократить до минимальных значений потерю выручки.
Задачи
Решение
Предложенная концепция автоматизации:
Создание реестра с группировкой по контрагенту, а не по каждому оборудованию. Кол-во записей в реестре сократиться в 10 раз. Контроль будет осуществлять эффективнее. Работа менеджера станет проще.
Каждый шаг процесса - выделить в часть воронки. Будем считать конверсию по отделам и каждому менеджеру.
В воронке работы с поверками - добавить автоматизацию каждой стадии с контролем отклонений и выявлением отклонений.
Направлять автоматически письмо за месяц до поверки, за 2 недели ставить задачу на менеджера под контроль РОП о необходимости совершить напоминающий звонок.
Создать дашборды для операционного контроля менеджерами и их руководителями со списком контрагентов, которые не направили подтверждение поверки и списокм оборудования и списком контрагентов, которые получили счет, но не оплатили.
Создать еженедельное напоминание в telegram и по email для менеджеров и руководителей отделов продаж со списком поверок, которые1 просрочены на текущий момент (максимальынй приортите, нужно отработать в первую очередь),2 планируются на ближайшую неделю с детальным статусом,3 планируются на ближайший месяц, для проработки клиентов, если закрыты остальные важные задачи.
Создание автоматизированного процесса с автоматического создания поверок на следующий год по ВСЕМУ проданному оборудованию и/или продленному в рамках поверки оборудованию, путем синхронизации с 1С расходных ордеров.
ИТОГИ
При достижении 90% продления КА, прибыль компании увеличится минимум на 1 млн рублей в годСтоимость проекта : 379 500 рублейROI за 1 год : ((1 000 000 - 379 500) / 379 500)*100% = 163%ROI проекта за 3 года : 163%*3 = 489%
Дополнительно получим: