Автоматизация с ROI 489% за 3 года
  • Всем привет.
    Хотим поделится информацией о итогах предпроектного обследования, которое мы проводили недавно для нашего клиента Единый центр неразрушающего контроля.
  • ЕЦНК
    Это компания которая занимается продажей оборудования неразрушающего контроля и ежегодными поверками (процедура ежегодной поверки оборудования в лаборатории).
  • Для клиента мы анализировали бизнес-процесс ежегодной поверки проданного оборудования.
    Данное направление продаж не является для клиента приоритетным, но является самым маржинальным. Нарастить эффективность данного направления является важной тактической задачей клиента, так как это позволит значительно увеличить выручку и прибыль при масшабировании бизнеса.

В ходе предпроектного обследования, мы выявили, следующую картину по поверкам

Из настроенной аналитики мы выявили, что коэфицент продления по поверкам в год ~ 64%

А потерянная прибыль, при условии что продлялись бы все поверки ~ 2.8 миллиона рублей в год

Существующий БП продления поверок и выявленные проблемы:
  • Работа с реестром поверенного в прошлом году оборудования и напоминание о продлении клиенту.
    На текущий момент у менеджера есть общий список оборудования, которое проходило поверку в прошлом году, список включает в себя все оборудование, которое необходимо поверить в ближайший месяц, без группировки по контрагентам. Менеджер прозванивает список вручную и напоминает о предстоящей поверке оборудования.


    Первая потеря клиентов возникает на данном этапе. Менеджер, может просто пропустить кого-то из контрагентов и не напомнить о приблежающейся поверке, так как на текущий момент в реестре ведется учет по оборудованию и в реестре отображается список из 2000 позиций, группировки по контрагенту нет. Также менеджеры могут просто не звонить клиентам, у которых небольшая сумма поверки, для них такие продажи не в приоритете, так как дают небольшие комиссионые. На текущий момент в систем нет инструментов контроля, которые

    1 - напоминали бы менеджеру о контрагентах которым нужно совершить звонок-напоминание

    2 - контролировали бы факт напоминания
    01


  • Получение подветрждения от клиента о необходимости поверки и списком оборудования на поверку.
    После первого уведомления клиента, менеджер ждет от клиента подтверждение о необходимости поверять оборудование список оборудования на поверку.


    На данном шаге также происходит потеря клиентов, так как некоторые из клиентов не направляют список оборудования или направляют список не полный, просто забывают о парке оборудования, который стоит на балансе и требует поверки

    В системе на текущий момент нет инструментов контроля:

    1 - о том какие контрагенты из оповещенных направили подрвеждение о поверке (сконвертировались на следующий этап воронки)

    2 - весь ли парк оборудования клиент направил на поверку из имеющегося (данный пункт обостряется еще тем, что в системе ведется не полный учет парка клиента, а только те позиции которые поверялись нами в прошлом году, если клиенту отгружалось оборудование уже поверенное другой организацией в реестр учета продления поверки на следующий год оно не попадает)
    02


  • Создание заказа и выставление счета.
    На данном шаге процесса, менеджер, после получения подтверждения и списка оборудования на поверку, создает заказ и счет, ожидает оплату. Потеря клиентов на данном шаге присутствует, не все клиенты оплачивают выставленный счет, не все подтверждения клиентов превращаются в заказ из-за большого объема запросов на менеджера. Обрабатываются приоритетные.
    В системе на текущий момент нет инструментов контроля:

    1 - клиентов, которые направили подтверждение, но не получили счет

    2 - неоплаченных заказов по поверке
    03


  • Запуск процедуры поверки и создания напоминания о поверки на следующий год.

    На данном шаге в процесс работы подключается методолог, который запускает процесс непосредсвенной поверки и организовывает работу, процесс работы методолга мы не автоматизируем на данном этапе, так как у него нет связи с ключевыми показателями компании, влияющими на выручку, но методолог выполняет важную задачу, после завершения процесса поверки, он вручную создает запись о поверке на следующий год.


     В системе на текущий момент, нет автоматизированного инструмента создания напоминаний о поверке в следующем году, существует вероятность, что ряд поверок из-за присутсвия человеческого фактора не будут созданы как напоминание на следующий год.
    04
Проблемы данного бизнес-процесса:
  • При прозвоне контрагентов, клиент может кого-то пропустить, так как список из 2000 позиций
  • Кто-то из клиентов звонок получил, но забыл направить по email подтверждение и список оборудования на поверку

  • Кто-то из клиентов продляет не все оборудование, просто забывает, что какое-то у него стоит на учете, направляет не полный список, а мы не можем проконтролировать, так как не весь парк оборудования учитываем в реестре
  • РОП не может проконтролировать эту работу, так как у каждого РОП в подчинении по 6 менеджеров, а следовательно 12 000 позиций на поверку
Следствие этих проблем - невысокий коэфициент продления контрагентов, потеря выручки порядка 3 млн в год с нарастающим эффектом, из года в год.
Цель и задачи проекта автоматизации
Цель - добиться пробления минимум 90% контрагентов, сократить до минимальных значений потерю выручки.
Задачи
  • 1
    Внедрить инструменты контроля за продлением поверок для руководителей отделов продаж
  • 2
    Автоматизировать процесс работы с поверками для эффективной работы менеджера
  • 3
    Создать сквозной процесс который будет учитывать не только логику работы менеджера по продажам, но и учитывать другие связанные подразделения
Решение
Предложенная концепция автоматизации:
  • Оптимизация реестра поверок
    Создание реестра с группировкой по контрагенту, а не по каждому оборудованию. Кол-во записей в реестре сократиться в 10 раз. Контроль будет осуществлять эффективнее. Работа менеджера станет проще.
  • Создание скозной воронки работы по данному направлению.
    Каждый шаг процесса - выделить в часть воронки. Будем считать конверсию по отделам и каждому менеджеру.
  • Автоматизация стадий воронки работы с поверками
    В воронке работы с поверками - добавить автоматизацию каждой стадии с контролем отклонений и выявлением отклонений.
  • Автоматизировать напоминание о поверке клиенту
    Направлять автоматически письмо за месяц до поверки, за 2 недели ставить задачу на менеджера под контроль РОП о необходимости совершить напоминающий звонок.
  • Создать дашборды для операционного контроля
    Создать дашборды для операционного контроля менеджерами и их руководителями со списком контрагентов, которые не направили подтверждение поверки и списокм оборудования и списком контрагентов, которые получили счет, но не оплатили.
  • Создать еженедельное напоминание в telegram и по email
    Создать еженедельное напоминание в telegram и по email для менеджеров и руководителей отделов продаж со списком поверок, которые

    1 просрочены на текущий момент (максимальынй приортите, нужно отработать в первую очередь),

    2 планируются на ближайшую неделю с детальным статусом,

    3 планируются на ближайший месяц, для проработки клиентов, если закрыты остальные важные задачи.

  • Создание поверок на следующий год
    Создание автоматизированного процесса с автоматического создания поверок на следующий год по ВСЕМУ проданному оборудованию и/или продленному в рамках поверки оборудованию, путем синхронизации с 1С расходных ордеров.
ИТОГИ
При достижении 90% продления КА, прибыль компании увеличится минимум на 1 млн рублей в год

Стоимость проекта : 379 500 рублей

ROI за 1 год : ((1 000 000 - 379 500) / 379 500)*100% = 163%

ROI проекта за 3 года : 163%*3 = 489%
Дополнительно получим:
  • Получим инстумент контроля поверок проданного оборудования, по которому поверка шла в комплекте. Сейчас такие КЕ теряются
    01
  • Инструмент взаимодейтсвия Менеджера и Логиста по оборудованию, которое нужно поверять или не поверять при Заказах на оборудование
    02
  • Менеджерам будет удобно уведомлять клиентов о необходимости продлить Поверку прямо из карточки поверки
    03
  • Менеджерам будут приходить напоминания еженедельно по списку поверок с которыми нужно работать
    04
  • У менеджеров будет дашборд, на котором в режиме реального времени можно контролировать свой статус по поверкам (РОП)
    05
  • Появится инструмент отслеживания причин отмены поверок, что позволит анализировать причины и принимать оперативные действия
    06
  • План по продлению поверок финансовый - сможем прогнозировать финансовые показатели
    07
  • Удобный инструмент по созданию заказов в 1 клик (с лидом)
    08
  • Автоматизируем процесс метролога - ускоряем работу, не нужно создавать КЕ вручную, не будет потерь. Будет вся история по работе с поверками и учет всего парка оборудования клиента
    09
  • Появятся инструменты контроля продления поверок по позициям
    10